Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities en toepasselijkheid

1.1 Deze algemene voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, werkzaamheden, samenwerkingen en overeenkomsten van HAVEN. HAVEN. is een handelsnaam van WMDF Consulting, gevestigd in Rhoon en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94366632. HAVEN. werkt voor zakelijke opdrachtgevers. Met een consument sluit HAVEN. alleen een overeenkomst op basis van aparte afspraken.

1.2 In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• HAVEN.: WMDF Consulting, handelend onder de naam HAVEN.
• Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met HAVEN.
• Overeenkomst: elke afspraak tussen HAVEN. en de opdrachtgever over de te verrichten werkzaamheden, vastgelegd per e-mail, opdrachtbevestiging of ondertekend voorstel.

1.3 Deze voorwaarden zijn van toepassing vanaf het moment dat een overeenkomst tot stand komt. HAVEN. stelt de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar.

1.4 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen.

1.5 De toepasselijkheid van eventuele voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.6 Spreken documenten elkaar tegen, dan geldt deze volgorde: eerst de overeenkomst of opdrachtbevestiging, dan een verwerkersovereenkomst (voor de verwerking van persoonsgegevens) en daarna deze algemene voorwaarden.

1.7 Alle opdrachten worden aanvaard en uitgevoerd door HAVEN., ook als de opdrachtgever wil dat een bepaalde persoon de opdracht uitvoert. Artikel 7:404 en artikel 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn niet van toepassing.

1.8 HAVEN. mag voor de uitvoering van de opdracht derden inschakelen, na overleg met de opdrachtgever. Deze derden zijn gebonden aan dezelfde vertrouwelijkheid als HAVEN. Kosten van ingeschakelde derden worden alleen doorberekend na akkoord van de opdrachtgever.

Artikel 2. Aard van de dienstverlening

2.1 HAVEN. treedt op als vertrouwenspartner en regisseur bij strategische, organisatorische en persoonlijke vraagstukken.

2.2 De dienstverlening is gericht op begeleiding, reflectie, strategische ondersteuning en regie. HAVEN. werkt contextueel en op maat, niet volgens standaardmethoden of vaste formats.

2.3 HAVEN. werkt zorgvuldig en deskundig, maar garandeert geen resultaat. Resultaten zijn afhankelijk van factoren die buiten de invloed van HAVEN. liggen.

2.4 Alle aanbiedingen en voorstellen van HAVEN. zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Artikel 3. Vertrouwelijkheid

3.1 HAVEN. behandelt alle informatie die in het kader van de samenwerking wordt gedeeld strikt vertrouwelijk. Niet vertrouwelijk is informatie die al openbaar is of die HAVEN. rechtmatig van een ander heeft gekregen.

3.2 Informatie wordt niet met derden gedeeld, tenzij:

• de opdrachtgever hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven,
• er een wettelijke verplichting bestaat tot openbaarmaking, of
• de situatie uit artikel 3.5 zich voordoet.

3.3 De opdrachtgever behandelt de werkwijze, adviezen en interne documenten van HAVEN. eveneens vertrouwelijk.

3.4 De vertrouwelijkheidsverplichting blijft onverminderd van kracht na beëindiging van de samenwerking.

3.5 HAVEN. mag de vertrouwelijkheid doorbreken als dat nodig is om ernstige schade aan personen te voorkomen, bijvoorbeeld bij signalen van geweld of misbruik tegen een minderjarige. HAVEN. deelt dan alleen de informatie die daarvoor nodig is. HAVEN. overlegt vooraf met de opdrachtgever, tenzij dat de veiligheid van betrokkenen in gevaar brengt.

3.6 Voor de verwerking van persoonsgegevens en het gebruik van AI-diensten geldt artikel 5.

Artikel 4. Verantwoordelijkheden

4.1 HAVEN. ondersteunt, begeleidt en adviseert naar beste inzicht en vermogen.

4.2 De opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor genomen beslissingen, gemaakte keuzes en ondernomen acties.

4.3 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van juiste en volledige informatie die nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden.

4.4 Welke werkzaamheden HAVEN. zelf uitvoert, staat in de opdrachtbevestiging.

Artikel 5. Persoonsgegevens en AI-diensten

5.1 Verwerkt HAVEN. persoonsgegevens namens de opdrachtgever, bijvoorbeeld bij enquêtes, gesprekken of meldingen, dan is de opdrachtgever in de regel verwerkingsverantwoordelijke en HAVEN. verwerker. Partijen leggen de rollen dan vast in een verwerkersovereenkomst, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voorschrijft.

5.2 Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor op deze voorwaarden.

5.3 Voor persoonsgegevens die HAVEN. voor de eigen bedrijfsvoering verwerkt, zoals contactgegevens en facturen, is HAVEN. zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt de privacyverklaring van HAVEN.

5.4 HAVEN. gebruikt AI-diensten voor opname, transcriptie en tekstverwerking. HAVEN. kiest AI-diensten zorgvuldig en gebruikt ze alleen met instellingen of afspraken waarbij ingevoerde gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van modellen. Een overzicht van de gebruikte diensten is op verzoek beschikbaar.

5.5 HAVEN. neemt gesprekken alleen op met toestemming van de gesprekspartner en verwijdert opnames zodra het verslag is vastgesteld.

5.6 HAVEN. controleert de uitkomsten van AI-diensten zelf. Adviezen en rapportages blijven het werk en de verantwoordelijkheid van HAVEN.

Artikel 6. Samenwerking en opzegging

6.1 Samenwerkingen worden aangegaan in één van de volgende vormen:

• Vertrouwenspartner: een doorlopende samenwerking met vaste contactmomenten en heldere kaders.
• Regietraject: een afgebakend traject rondom een specifiek vraagstuk.

6.2 Afspraken over duur, beschikbaarheid, invulling en tarieven worden vooraf vastgelegd in een opdrachtbevestiging.

6.3 Een doorlopende samenwerking kan door beide partijen schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één kalendermaand.

6.4 Een regietraject eindigt na afronding van het overeengekomen traject, tenzij anders afgesproken. Beide partijen kunnen een regietraject tussentijds schriftelijk beëindigen. De opdrachtgever kan dat altijd. HAVEN. neemt een opzegtermijn van één maand in acht, tenzij er een gewichtige reden is om eerder te stoppen.

6.5 Bij tussentijdse beëindiging worden reeds verrichte werkzaamheden en vooraf goedgekeurde kosten in rekening gebracht. Vooruitbetaalde bedragen voor werkzaamheden die nog niet zijn verricht, worden terugbetaald, tenzij in de opdrachtbevestiging anders is afgesproken. Afspraken over gereserveerde capaciteit en voorbereiding bij annulering kunnen in de opdrachtbevestiging worden vastgelegd.

6.6 Dreigen de afgesproken uren of kosten te worden overschreden, dan meldt HAVEN. dat vooraf aan de opdrachtgever. Meerwerk voert HAVEN. alleen uit na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever (e-mail volstaat), tegen het afgesproken uurtarief.

6.7 Beide partijen handelen tijdens de samenwerking zorgvuldig, respectvol en in openheid.

Artikel 7. Tarieven en betaling

7.1 Tarieven worden vooraf overeengekomen en vastgelegd in de opdrachtbevestiging. Alle genoemde tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

7.2 Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.3 Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke rente verschuldigd over het openstaande bedrag.

7.4 Blijft betaling na een schriftelijke herinnering uit, dan mag HAVEN. de werkzaamheden opschorten totdat is betaald.

7.5 Alle redelijke kosten om betaling te verkrijgen, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, komen voor rekening van de opdrachtgever.

7.6 Reiskosten en andere externe kosten worden alleen doorberekend na voorafgaand akkoord van de opdrachtgever.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

8.1 HAVEN. voert haar werkzaamheden zorgvuldig en naar beste inzicht uit.

8.2 HAVEN. is niet aansprakelijk voor:

• indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen;
• schade als gevolg van beslissingen van de opdrachtgever;
• schade als gevolg van onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever.

8.3 De aansprakelijkheid van HAVEN. is beperkt tot het bedrag dat HAVEN. voor de betreffende opdracht heeft gefactureerd. Bij een doorlopende samenwerking is dat het bedrag van de facturen over de zes maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.

8.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van HAVEN. Ook gelden ze niet voor zover de wet een beperking of uitsluiting niet toestaat.

8.5 Een aanspraak op schadevergoeding vervalt als die niet binnen twaalf maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij HAVEN. is ingediend.

Artikel 9. Intellectueel eigendom

9.1 Alle door HAVEN. ontwikkelde materialen, documenten, adviezen en strategieën blijven intellectueel eigendom van HAVEN., tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.2 Na volledige betaling krijgt de opdrachtgever een gebruiksrecht voor het doel waarvoor de materialen zijn verstrekt. Dit gebruiksrecht omvat het delen binnen de eigen organisatie, voor zover dat voor dat doel nodig is.

9.3 Het is de opdrachtgever niet toegestaan materialen van HAVEN. te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

9.4 HAVEN. mag algemene kennis, ervaring en werkwijzen die zij tijdens een opdracht opdoet opnieuw gebruiken, zonder vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever.

Artikel 10. Bewaren van documenten en gegevens

10.1 Facturen, overeenkomsten en andere stukken met een fiscale bewaarplicht bewaart HAVEN. zeven jaar.

10.2 Eindproducten en het projectdossier bewaart HAVEN. tot twee jaar na afloop van de opdracht. Deze bevatten zo min mogelijk persoonsgegevens. Werkmateriaal met persoonsgegevens valt hier niet onder.

10.3 Werkmateriaal met persoonsgegevens, zoals aantekeningen, transcripties en enquêteantwoorden, geeft HAVEN. uiterlijk drie maanden na afloop van de opdracht terug aan de opdrachtgever of vernietigt het, naar keuze van de opdrachtgever.

10.4 Opnames van gesprekken verwijdert HAVEN. zodra het verslag is vastgesteld.

10.5 Zijn in een verwerkersovereenkomst andere termijnen afgesproken, dan gelden die.

Artikel 11. Overmacht

11.1 HAVEN. is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht.

11.2 Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die redelijkerwijs niet voor rekening van HAVEN. komen, zoals ziekte, overheidsmaatregelen of technische storingen buiten de invloed van HAVEN.

11.3 Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding.

11.4 De getroffen partij meldt de overmacht zo snel mogelijk aan de andere partij en beperkt de gevolgen waar dat redelijkerwijs kan. Bij verhindering door ziekte overlegt HAVEN. met de opdrachtgever over een passende oplossing, zoals uitstel, aanpassing van de planning of, indien mogelijk en wenselijk, vervanging.

Artikel 12. Gebruik van naam en informatie

12.1 HAVEN. gebruikt geen namen, informatie of casussen van opdrachtgevers zonder hun uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming. Dat geldt ook voor geanonimiseerde informatie die tot de opdrachtgever herleidbaar is.

12.2 Discretie staat centraal in alle communicatie van HAVEN.

Artikel 13. Klachten

13.1 Klachten over de verrichte werkzaamheden moeten zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld aan HAVEN.

13.2 HAVEN. behandelt de klacht vertrouwelijk en bevestigt de ontvangst binnen vijf werkdagen. HAVEN. streeft ernaar binnen twintig werkdagen inhoudelijk te reageren.

13.3 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet op.

Artikel 14. Wijziging van voorwaarden

14.1 HAVEN. mag deze algemene voorwaarden wijzigen.

14.2 Een nieuwe versie geldt voor overeenkomsten die na publicatie worden gesloten. Voor lopende overeenkomsten gelden de voorwaarden zoals die golden bij het sluiten van de overeenkomst, tenzij de opdrachtgever instemt met de gewijzigde versie.

14.3 HAVEN. informeert opdrachtgevers met een lopende overeenkomst over een nieuwe versie.

14.4 De geldende versie staat op www.haven-partners.nl/voorwaarden.html. Eerdere versies zijn op verzoek verkrijgbaar via info@haven-partners.nl.

Artikel 15. Toepasselijk recht en geschillen

15.1 Op alle overeenkomsten tussen HAVEN. en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.

15.2 Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost.

15.3 Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

Versiehistorie

• Versie 2.0, november 2026: nieuwe artikelen over persoonsgegevens en AI-diensten (artikel 5) en het bewaren van documenten en gegevens (artikel 10). Aangepast: toepasselijkheid, dienstverlening, vertrouwelijkheid, verantwoordelijkheden, meerwerk en beëindiging, tarieven, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, overmacht, klachten, wijziging van voorwaarden en geschillen. De artikelnummering is gewijzigd.
• Versie 1.0, juni 2026: vorige versie.